Adesea, încheierea unui anumit proces într-o structură formalizată face posibilă reglarea și gestionarea acestui proces în cel mai calitativ mod. Aprovizionarea unei întreprinderi cu resurse este unul dintre domeniile importante de activitate de producție și îi puteți da o formă strictă folosind regulamentul de achiziții.

Pentru ce este postul?

Legislația modernă doar în unele cazuri impune antreprenorului să respecte pe deplin regulile care sunt incluse în reglementările privind achizițiile (conform 223-FZ și 44-FZ). Ambele legi reglementează activitățile legate într-un fel sau altul de cheltuielile cu bunurile. Bani de care statul este interesat.

Antreprenorii care lucrează pentru ei înșiși nu au o astfel de obligație. Dar, din nou, nimeni nu interzice unui antreprenor să folosească evoluțiile pe care statul le-a conturat în aceste legi federale și, după imagine și asemănare, să creeze și să aprobe propriul document privind procedura de achiziție.

Avantajele de a avea o clauză de achiziție sunt următoarele:

• mai multe oportunități de a controla activitatea furnizorilor;
• repartizarea funcțională a responsabilității;
• suprimarea oportunităților de implementare a schemelor de corupție (în afacerile private, un sistem de respingere este departe de a fi neobișnuit).

Principalele dezavantaje ale lucrului după poziție:

• costul unui specialist care ar putea întocmi în mod competent un document;
• dificultăți în cazul unor situații nereglementate de documentul de achiziție;
• o scădere generală a capacităţii întreprinderii de a răspunde rapid la situaţii favorabile în ceea ce priveşte asigurarea resurselor.

Evident, atât avantajele cât și dezavantajele formalizării procesului de achiziție pot afecta semnificativ activitățile întregii întreprinderi.

Ai nevoie de un departament separat?

Obligația de a crea un departament separat de achiziții există doar pentru un număr de mari municipale și entitati federale care cumpără bunuri, lucrări și servicii în dimensiuni mari iar pentru bani publici (conform 44-FZ).

Toate celelalte entități economice, deși sunt scutite de o astfel de obligație, cu toate acestea, au adesea departamente în personalul lor, ale căror atribuții funcționale includ desfășurarea activităților de achiziții.

În această situație, poate apărea o dilemă: este suficient să existe un singur regulament privind achizițiile sau ar trebui să existe și un regulament privind departamentul de achiziții în întreprindere. Această problemă ține și de competența administrației întreprinderii și numai administratorul (directorul) decide cum să reglementeze cel mai bine activitățile de achiziții.

Totuși, pe baza practicii și ținând cont de faptul că regulamentul privind activitățile de achiziții reglementează în continuare procedurile de achiziție, iar regulamentul departamentului de achiziții reglementează activitatea departamentului în sine, cea mai bună variantă ar fi separarea acestor două documente locale.

Care este diferența dintre poziții

Structura aproximativă a documentului care reglementează activitățile de achiziții:

• pregătirea pentru procedura de achiziție;
• procedurile de achiziții utilizate de întreprindere;
• cerințe pentru furnizori;
• achiziția și executarea acesteia;
• încheierea unui contract de furnizare și procedura de executare a acestuia.

Cum ar putea arăta regulile departamentului:

• funcțiile departamentului;
• interacțiunea cu diviziile structurale ale întreprinderii;
• structura organizationala;
• drepturile angajaților departamentului și responsabilitatea acestora.

Un subiect diferit de reglementare conferă acestor două prevederi o natură complet diferită a reglementării locale. Într-un caz, procesul de achiziție este eficientizat, în celălalt, comanda de lucru a departamentului este fixă.

Achiziții publice - cum se câștigă licitații: Video

Un exemplu de prevedere privind departamentul de achiziții sub 223 FZ este un set de reguli și reglementări, în conformitate cu care clientul achiziționează bunuri, lucrări, servicii sub 223 FZ. Documentul standardizează activitățile de achiziție ale clientului și este obligatoriu.

De ce avem nevoie de o prevedere privind achizițiile sub 223 FZ

Activitățile de achiziții din cadrul cadru sunt reglementate nu numai de legea privind achizițiile de către anumite tipuri de persoane juridice și statut, ci și de reglementări interne ale clienților precum regulamentul de achiziții. Legea privind sistemul contractual reglementează strict activitățile clientului, stabilind reguli pentru toate achizițiile publice și rezultatele acestora. Prin urmare, prevederea privind achizițiile din 44 de legi federale nu este necesară - legea controlează strict clienții, reglementând fiecare pas al procedurii de la planificare până la momentul încheierii. Dar legislația privind achizițiile de către anumite tipuri de persoane juridice este mai flexibilă, multe puncte sunt descrise destul de liber. Prin urmare, clientul are nevoie de un standard intern care să normalizeze activitățile de achiziții în funcție de nevoile organizației și, în același timp, să nu contravină legilor actuale. Regulamentul privind 223 FZ pt instituţiile bugetare pentru 2019 cu modificări conține:

• reguli pentru pregătirea și implementarea procedurilor de achiziții electronice și pe hârtie;
• modalități posibile de a determina furnizorul;
• caracteristici ale încheierii și executării contractelor pe baza rezultatelor comenzilor;
• procedura de desfășurare a relațiilor contractuale cu furnizorii unici;
• alte aspecte importante ale licitației sub 223 FZ.

Pe lângă standardul general, clienții sunt sfătuiți să elaboreze un document privind departamentul de achiziții, care va defini în mod clar competențele angajaților care sunt responsabili cu desfășurarea licitațiilor în conformitate cu 223 FZ. Acest document ar trebui să acumuleze drepturile și obligațiile angajaților departamentului de achiziții și să definească responsabilitatea pentru încălcarea legii și nerespectarea cerințelor standardului de bază privind activitățile de achiziții.

Procedura de aprobare si plasare

Procedura de aprobare depinde direct de forma organizatorică și juridică a instituției care acționează ca client (partea 3 a articolului 2 223-FZ). Alegerea autorității care coordonează prevederile 223 FZ depinde de OPF:

• pentru corporațiile de stat sau societățile de stat este necesară aprobarea celui mai înalt organ de conducere (FZ Nr. 7 „Cu privire la organizatii non-profit" din 12.01.1996);
• în întreprinderile unitare de stat și municipale, documentul este aprobat direct de conducători (Legea federală nr. 161 „Cu privire la întreprinderile unitare de stat și municipale” din 14 noiembrie 2002);
• pentru instituțiile autonome, consiliul de supraveghere acționează ca organ de coordonare (Legea federală nr. 174 „Cu privire la instituțiile autonome” din 03.11.2006);
• V societățile pe acțiuni documentul se aprobă prin hotărârea consiliului de administrație, a adunării generale sau a altui organ executiv colegial (Legea federală nr. 208 „Cu privire la societățile pe acțiuni” din 26.12.1995);
• în societăţile cu răspundere limitată documentația este aprobată de adunarea generală a participanților, consiliul de administrație sau organul executiv colectiv (Legea federală nr. 14 „Cu privire la societățile cu răspundere limitată” din 08.02.1998);
• pentru actele instituțiilor bugetare de stat și municipale este necesară aprobarea fondatorului (Legea federală nr. 7 „Cu privire la organizațiile necomerciale” din 12.01.1996);
• în societățile de drept public, Consiliul de Supraveghere aprobă standardul (Legea federală nr. 236 „Cu privire la societățile de drept public” din 03.07.2016).

După semnare, prevederea privind achiziția de bunuri, lucrări, servicii conform 223 FZ trebuie introdusă în Sistemul Informațional Unificat în termen de 15 zile. Standardele clienților sunt situate în partea deschisă a site-ului, prin urmare sunt disponibile pentru revizuire pentru toți utilizatorii EIS. Clientul are dreptul de a plasa documentul pe site-ul său oficial.

Cerințe pentru structură și conținut

Documentul clientului trebuie intocmit in deplina conformitate cu legea achizitiilor de catre anumite tipuri de persoane juridice 223 FZ din 18.07.2011 si privind protectia concurentei 135 FZ din 26.07.2006. De asemenea, sunt luate în considerare standardele Serviciului Federal Antimonopol - „Standard pentru activitățile de achiziții ale anumitor tipuri de persoane juridice”. Sarcina cheie a clientului este să dezvolte astfel de reguli care să îi reglementeze pe deplin activitățile în domeniul comenzii. Standardul trebuie să respecte principiile de bază în legătură cu ofertanții:

• egalitate;
• justiţie;
• lipsa discriminării;
• restrângerea nerezonabilă a concurenței.

Este recomandabil să includeți secțiuni în prevedere:

• terminologie;
• obiectivele și principiile achizițiilor;
• procedura de aprobare a documentului;
• procedura de efectuare a modificărilor;
• activitatea planificată;
• efectuarea de modificări la planul de achiziții;
• metode de determinare a interpreților;
• pregătire pentru tranzacționare;
• elaborarea și aprobarea documentelor de comandă;
• ordinea descrierii obiectului;
• criterii de evaluare;
• cerințe pentru furnizori;
• regulile de licitație;
• controlul comenzii;
• posibilitatea de a face apel la rezultate;
• conditiile contractului;
• obligațiile și responsabilitățile părților;
• mentinerea rapoartelor pe 223 FZ;
• stocarea documentatiei.

Aplicarea prevederilor model

Instituțiile din subordine pot utiliza reglementări model de achiziții elaborate și aprobate de organizații superioare. Responsabile pentru formarea registrelor standard sunt autoritățile executive de la nivel federal, regional sau municipal. Aceștia aprobă nu numai standardele standard, ci și o listă a instituțiilor care sunt obligate să le aplice (părțile 2.1, 2.2, articolul 2 223-FZ). Unele secțiuni ale standardelor standard sunt utilizate fără greșeală de toți clienții de stat și municipali (partea 2.3 a articolului 2 223-FZ):

• ordinea de intocmire si executare a comenzilor;
• alegerea metodei de determinare a furnizorului, in functie de obiectul licitatiei;
• termenii de semnare a contractelor după ce câștigătorul este determinat pe baza rezultatelor achizițiilor publice.

Aceste secțiuni ar trebui să fie incluse în standardele întreprinderilor unitare de stat și întreprinderilor unitare municipale, organizațiilor bugetare și autonome. Registrele ar trebui, de asemenea, să prescrie regulile pentru achizițiile de la întreprinderile mici și mijlocii, în conformitate cu normele Guvernului Federației Ruse nr. 1352 din 12/11/2014.

Dacă aplicarea standardului model este obligatorie pentru autoritatea contractantă, atunci toate ajustările pe care autoritatea superioară le va face la registrul model vor fi și ele obligatorii. Toate modificările se fac în termen de 15 zile de la aprobare (partea 2.7 a articolului 2 223-FZ), după care trebuie postate în EIS în aceeași perioadă.

Același lucru trebuie făcut dacă prevederea standard privind achizițiile în conformitate cu 223 de legi federale pentru 2019 se modifică din iulie 2019. Pe 31 iulie va intra în vigoare Legea Federală 70 din 05.01.2019, care va modifica regulile de gestionare a banilor care sunt donați, inclusiv donațiile (donații caritabile) sau primiți prin testament. Astfel de fonduri pot fi cheltuite sub 223 FZ. Principalul lucru este să înregistrați dreptul la acest lucru în regulamentul de achiziții. Puteți schimba până la 10.01.2019.

Când să postezi în EIS

Un exemplu de prevedere privind achizițiile în conformitate cu 223 FZ din iulie 2019, întocmit ținând cont de modificările standard, specialistul clientului trebuie să aprobe și să îl introducă în EIS în termen de 15 zile de la efectuarea ajustărilor. Există și termene speciale pentru publicarea regulamentelor de achiziții. Acesta trebuie postat în termen de trei luni de la data:

• înregistrare, dacă a fost creat doar un client (partea 5 a articolului 8 223-FZ);
• primirea notificării că ponderea totală a participării statului la capitalul autorizat s-a modificat, dacă 223 FZ a început să se aplice ca urmare a unor astfel de transformări (partea 6 a articolului 8 din Legea nr. 223-FZ).

Clientul care a încălcat termenii, de la 10.000 la 30.000 de ruble. Un funcționar care a încălcat termenele limită pentru publicarea modificărilor la regulamentul de achiziții publice va fi amendat de la 5.000 la 10.000 de ruble. (părțile 4, 6 ale articolului 7.32.3 din Codul contravențiilor administrative).

Unde găsiți prevederi model

Toate prevederile curente tipice și standard ale clienților tipuri variate, industriile și formele organizatorice și juridice pot fi studiate în Sistemul Informațional Unificat în acces deschis absolut gratuit. Pentru a face acest lucru, utilizatorul merge pe site-ul web oficial al EIS și selectează secțiunea „Planificare” din meniul contextual. Toate standardele organizațiilor clienților vor fi prezentate acolo.

Poziția standard a Academiei Ruse de Științe

Standardul standard al Academiei Ruse de Științe a fost dezvoltat de Ministerul Științei și educatie inalta(Ordinul nr. 949 din 7 noiembrie 2018) ca măsură de implementare pentru îndeplinirea cerințelor părții 3 a art. 4 505-FZ și ordinele Guvernului Federației Ruse Nr. TG-P8-7573 din 11.01.2018. Acesta reglementează activitățile de achiziții ale organizației clienților, ceea ce în acest caz este Academia RusăȘtiințe.

1.1. Prezentul Regulament definește bazele activităților, scopurile și obiectivele, funcțiile, drepturile și responsabilitățile departamentului de achiziții.

1.2. Departamentul de Achiziții este o subdiviziune structurală independentă a organizației și raportează direct șefului organizației.

1.3. În activitățile sale, departamentul de achiziții se ghidează după legislația în vigoare, actele juridice de reglementare și materiale didactice privind logistica, reglementarile locale, deciziile organelor de conducere ale organizatiei si prezentul Regulament.

1.4. Activitățile departamentului de achiziții se desfășoară pe baza planificării curente și pe termen lung, o combinație între unitatea de comandă în rezolvarea problemelor de performanță și colegialitate în discuția lor, responsabilitatea personală a angajaților pentru executarea corectă a sarcinilor care le sunt atribuite. atributii oficialeși ordinele individuale ale șefului de departament.

1.5. Șeful departamentului de achiziții și alți angajați ai departamentului sunt numiți în funcții și eliberați din funcțiile lor prin ordin al șefului organizației, în conformitate cu legislația actuală a Federației Ruse.

1.6. Sunt reglementate cerințele de calificare, îndatoririle funcționale, drepturile, responsabilitățile șefului și ale altor angajați ai departamentului. descrierea postului aprobat de şeful organizaţiei.

1.7. Departamentul își desfășoară activitățile în cooperare cu alte servicii și divizii structurale ale organizației, precum și în competența sa cu organizații terțe.

2. Principalele sarcini ale departamentului de achiziții

2.1. Aprovizionarea tuturor departamentelor organizației cu materialele necesare de calitatea cerută în termenul specificat.

2.2. Îndrumarea organizatorică și metodologică, coordonarea și controlul activităților diviziilor structurale ale organizației pe probleme de logistică și utilizare rațională a resurselor materiale.

2.3. Îmbunătățirea și introducerea de noi metode de organizare a muncii, inclusiv prin utilizarea tehnologiilor informaționale moderne.

2.4. Participarea în limita competenței sale la pregătirea și executarea deciziilor de management ale conducerii organizației.

2.5. Rezolvarea altor sarcini în conformitate cu obiectivele organizației.

3. Principalele funcții ale departamentului de achiziții

3.1. Asigurarea organizației cu toate resursele materiale de calitate cerută necesare activităților sale.

3.2. Elaborarea de propuneri de utilizare rațională a resurselor materiale în vederea reducerii costurilor de producție și maximizării profiturilor.

3.3. Elaborarea proiectelor de planuri pe termen lung și curente, bilanțele suportului material și tehnic al nevoilor de producție, reparații și întreținere ale organizației și diviziilor acesteia, crearea rezervelor de producție necesare pe baza determinării necesarului de resurse materiale (materii prime, materiale). , semifabricate, echipamente, componente, combustibil, energie etc.) folosind rate progresive de consum.

3.4. Căutați oportunități și surse pentru a acoperi nevoile materiale și tehnice ale organizației în detrimentul resurselor interne.

3.5. Intocmirea incheierii de contracte cu furnizorii, coordonarea conditiilor si termenelor de livrare, studierea posibilitatii si oportunitatii stabilirii unor relatii economice directe pe termen lung pentru furnizarea de resurse materiale si tehnice.

3.6. Studiul informatiilor operationale de marketing si materialelor promotionale privind ofertele micilor magazine angro si targurilor angro in vederea identificarii posibilitatii de achizitie a resurselor materiale si tehnice in comertul cu ridicata.

3.7. Asigurarea livrarii resurselor materiale in conformitate cu termenele prevazute in contracte, monitorizarea cantitatii, calitatii si integralitatii acestora, organizarea depozitarii acestora in depozitele organizatiei.

3.8. Intocmirea reclamatiilor fata de furnizori in cazul incalcarii obligatiilor lor contractuale, controlul asupra intocmirii decontărilor pentru aceste daune, coordonarea cu furnizorii a modificarilor termenilor contractelor incheiate.

3.9. Elaborarea standardelor de organizare pentru suportul material și tehnic, standarde justificate economic pentru stocurile de producție (de depozit) de resurse materiale.

3.10. Controlul asupra stării stocurilor de materiale și componente, reglementarea operațională a stocurilor de producție, respectarea limitelor de eliberare a resurselor materiale și a cheltuielilor acestora în diviziile organizației pentru scopul propus.

3.11. Dezvoltarea și participarea la implementarea măsurilor de îmbunătățire a eficienței utilizării resurselor materiale, reducerea costurilor asociate transportului și depozitării acestora, utilizarea resurselor secundare și a deșeurilor de producție, îmbunătățirea sistemului de monitorizare a consumului acestora, utilizarea resurselor locale, identificarea și vinde excesul de materii prime, materiale, echipamente și alte tipuri de resurse materiale.

3.12. Organizarea muncii depozitului, controlul respectării conditiile necesare depozitare.

3.13. Mecanizarea si automatizarea operatiunilor de transport si depozitare.

3.14. Contabilitatea mișcării resurselor materiale în depozitele organizației, participarea la inventarierea bunurilor materiale.

3.15. Intocmirea raportului stabilit privind suportul material si tehnic al activitatilor organizatiei.

3.16. Implementarea în competența sa a altor funcții în conformitate cu scopurile și obiectivele stabilite prin prezentul regulament.

4. Drepturile departamentului de achiziții

Departamentul de Achizitii are dreptul de a:

4.1. Primește documente și alte materiale informative primite în organizație cu privire la profilul lor de activitate pentru familiarizare, contabilitate sistematizată și utilizare în muncă.

4.2. Solicită și primește de la șeful organizației și șefii diviziilor structurale ale organizației informațiile necesare îndeplinirii funcțiilor și sarcinilor care îi sunt atribuite.

4.3. Să efectueze, în limita competenței sale, verificarea și coordonarea activităților diviziilor structurale ale organizației pe probleme de logistică și utilizare rațională a resurselor materiale.

4.4. Faceți sugestii pentru îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru ale departamentului și ale organizației în ansamblu.

4.5. Participa la selectia si plasarea personalului in domeniul lor de activitate.

4.6. Faceți propuneri conducerii organizației pentru a-și îmbunătăți competențele, încuraja și impune penalități angajaților departamentului și altor divizii structurale ale organizației din domeniul lor de activitate.

4.7. Participă la întâlniri atunci când se analizează probleme de sprijin logistic pentru activitățile organizației.

5. Responsabilitatea departamentului de achizitii

5.1. Șeful departamentului poartă întreaga responsabilitate pentru calitatea și promptitudinea sarcinilor atribuite departamentului de achiziții.

5.2. Șeful departamentului de achiziții este responsabil responsabilitate personala in spate:

Respectarea legislației actuale a Federației Ruse;

Organizarea activitatilor departamentului de achizitii;

Respectarea angajaților departamentului de achiziții de producție și disciplina muncii;

Executarea la timp și de înaltă calitate a comenzilor conducerii organizației;

Respectarea cerințelor și prevederilor sistemului de management al calității în vigoare în organizație și eficacitatea funcționării acestuia în departamentul de achiziții;

Efectuarea intempestivă a inspecțiilor, inventarelor și auditurilor documentare în diviziile structurale ale organizației;

Alte încălcări în activitățile departamentului de achiziții.

5.3. Gradul de responsabilitate al celorlalți angajați ai departamentului de achiziții se stabilește prin fișele posturilor acestora.

Sistemul contractual în domeniul achizițiilor, sau sistemul de stat și achiziții municipale a satisface cerintele diferite feluri clienți - acesta este un întreg sistem care este conceput pentru a rezolva o listă destul de mare de probleme legate, în primul rând, de satisfacerea nevoilor unor astfel de clienți.

De operare legi federale Nr. 44-FZ „Cu privire la sistemul contractual în domeniul achizițiilor de bunuri, lucrări, servicii pentru satisfacerea nevoilor statului și municipale” și 223-FZ „Cu privire la achizițiile de bunuri, lucrări, servicii de către anumite tipuri de persoane juridice” prevăd pentru crearea fie de posturi speciale de persoane pentru implementarea activitatilor de achizitii (care vor fi direct implicate in achizitii de la momentul determinarii nevoilor clientului pana la urmarirea executarii contractului incheiat), fie departamente cu drepturi depline care vor să fie angajat în activități de achiziții.

Scopurile creării și activitățile principale ale departamentului de achiziții

Pe baza practicii consacrate de aplicare a reglementărilor federale de mai sus, se pot distinge următoarele obiective pentru crearea departamentelor de achiziții în cadrul diferitelor tipuri de clienți de stat și municipali:

• implementarea diverselor competitive și necompetitive să încheie cele mai profitabile contracte în cadrul satisfacerii nevoilor clienților de stat și municipali;
• desfășurarea de activități care vizează îmbunătățirea executării contractelor încheiate anterior(inclusiv prin încheierea de acorduri suplimentare privind îmbunătățirea condițiilor de îndeplinire a obligațiilor asumate anterior de îndeplinire a unui contract sau acord de către contrapartea clientului);
• formarea unui mecanism transparent de desfășurare a procedurilor competitive și necompetitive, precum și implementarea principiilor unui astfel de mecanism în vederea eliminării riscurilor unei componente de corupție, precum și a riscurilor încălcării legislației concurenței;
• prevenirea acțiunilor al căror scop este legislația în vigoare nu doar în domeniul achizițiilor, ci și în alte domenii, inclusiv în cel economic.

Pentru ca obiectivele de mai sus să fie realizate fără a încălca normele actuale ale legislației federale privind achizițiile publice, departamentul de achiziții (sau angajații unici care dețin funcții relevante) efectuează următoarele acțiuni:

• pregătește în conformitate cu nevoile stabilite ale clientului și plasează în Sistemul Informațional Unificat în domeniul planurilor de achiziții și al graficelor de implementare a achizițiilor. Datorită faptului că nevoile clientului se pot schimba în mod regulat, departamentul de achiziții este responsabil și de ajustarea obligatorie a programului de achiziții generat și de afișarea informațiilor despre astfel de modificări în sistemul informațional specificat;
• plasare pe toate site-urile oficiale, în primul rând, pe site-ul oficial al United Sistem informaticîn domeniul achizițiilor, informații cu privire la acele activități de achiziții care sunt planificate a fi realizate . Departamentul de achiziții plasează nu doar notificări privind achizițiile în curs, ci și documentație pentru acestea, precum și protocoale care reflectă fiecare acțiune a clientului ca parte a achiziției în curs;
• pregătirea unei liste de potențiali participanți, elaborarea invitațiilor de participare pentru aceștia în cazul uneia închise și pregătirea pentru transferul către acești participanți a întregii documentații necesare pentru familiarizarea cu o astfel de achiziție;
• derularea unei proceduri de achiziție până la încheierea unui contract cu un anumit câștigător al unei astfel de proceduri. Cu toate acestea, departamentul de achiziții al unui client de stat sau municipal poate desfășura o astfel de procedură de achiziție sau licitație numai dacă o astfel de procedură permite funcționalitatea unității în sine;
• ca parte a lucrării de revendicare a unui client de stat sau municipal– efectuarea lucrărilor de pregătire a documentelor pentru efectuarea unor astfel de lucrări de daune;
• în cadrul lor atributii functionale la activitățile de contestare a procedurilor de achiziții desfășurate, precum și a rezultatelor acestor proceduri participă specialiști ai departamentului de achiziții;
• desfășurarea de activități de consultanță privind funcționarea pieței, precum și pe probleme de interacțiune cu potențialii antreprenori în baza unor contracte și acorduri pentru determinarea posibilităților de organizare a diferitelor tipuri de proceduri de achiziție care vizează satisfacerea nevoilor clienților de stat și municipali.

Funcții și sarcini

În cazul fiecărui client specific de stat sau municipal, funcțiile departamentului de achiziții și sarcinile pe care acesta trebuie să le rezolve se formează în funcție de profilul și specificul activității departamentului de achiziții însuși. Cu toate acestea, există sarcini tipice pe care orice departament de achiziții trebuie să le rezolve pe baza cerințelor legislației actuale care reglementează toate activitățile de achiziții de pe teritoriul Federației Ruse.

În prezent, principalele sarcini tipice ale departamentului de achiziții includ:

• planificarea tuturor proceselor de achiziții care vizează satisfacerea nevoilor unui client de stat sau municipal prin activități speciale de planificare;
• în cazul în care este necesară determinarea stării de fapt pe piață pentru desfășurarea competentă a anumitor tipuri de procese de achiziții, sarcinile includ interacțiunea preliminară cu potențialii contractanți în cadrul unor contracte prin diverse activități de consultanță;
• pregătirea justificărilor documentare pentru opțiunea selectată a procedurii de achizițieși prețul contractual maxim inițial stabilit pentru o astfel de achiziție sau ;
• daca necesitatea discutarii publice a achizitiei in derulare este prevazuta de legislatia in vigoare, atunci pentru departamentul de achizitii o astfel de nevoie se traduce intr-o alta sarcina sub forma organizarii unor astfel de evenimente de discutie;
• efectuarea de lucrări menite să asigure o operațiune cu drepturi depline și neîntreruptă pentru implementarea achizițiilor sau a varietăților speciale de astfel de comisioane în cadrul unui client de stat sau municipal (în acest caz, vorbim, în primul rând, despre necesitatea de a efectuează lucrări menite să asigure filmările foto și video impuse de lege în toate ședințele comisiilor, precum și procedurile de deschidere sau studiere a cererilor de participare depuse de la potențialii interpreți;
• dacă este necesar să se implice specialiști sau experți pentru a participa la procedura de desfășurare a unei anumite achiziții (de exemplu, din cauza complexității tehnice a subiectului achiziției sau dacă o astfel de persoană trebuie să participe la acceptarea rezultatelor contractului); executarea contractului), departamentul de achizitii trebuie sa asigure implicarea unui astfel de specialist sau expert;
• dezvoltarea, formarea și plasarea ulterioară a tuturor documentațiilor care însoțesc achiziția în Sistemul Informațional Unificat în vederea pregătirii integrale a procedurii de achiziție pentru a răspunde nevoilor clientului însuși;
• lucreaza cu, în ceea ce privește studierea acestora, verificarea autenticității documentelor atestate, precum și executarea silită a acestora în cazul încălcării de către contraparte a procedurii și a termenelor de îndeplinire a obligațiilor asumate prin contract;
• implementarea suportului, din punct de vedere tehnic și documentar, proceduri care vizează încheierea unui anumit contract sau acord;
• organizarea şi desfăşurarea activităţilor care vizează acceptarea rezultatelor, care au fost realizate de către antreprenor în temeiul contractului în cursul executării îndeplinirii obligațiilor asumate;
• la realizarea măsurilor de modificare sau reziliere a unui acord sau contract, inclusiv prin semnare, departamentul de achiziții își asumă o altă sarcină legată de organizarea interacțiunii cu un astfel de contractant;
• realizarea măsurilor prevăzute de legislația în vigoare pentru înscrierea în Registrul furnizori fără scrupule contractantul conform contractului sau acordului în cazul unei încălcări semnificative de către acesta a procedurii de executare a obligațiilor sale;
• efectuarea acţiunilor procesuale necesare în ceea ce priveşte menţinerea(in cadrul atributiilor lor, prevazute de regulamentele de functionare a compartimentului de achizitii, precum si de legislatia in vigoare);
• dacă în timpul executării contractului au fost dezvăluite fapte de inacțiune a clientului sau implementarea unor astfel de acțiuni care încalcă în mod semnificativ drepturile contractantului în temeiul contractului sau contractului, departamentul organizației de achiziții, ca parte a soluționării sarcinilor care îi sunt atribuite , ia măsuri care vizează interacţiunea cu antreprenorul în vederea eliminării încălcărilor identificate .

Dacă vorbim despre funcțiile departamentului de achiziții, atunci acestea îndeplinesc pe deplin soluția sarcinilor atribuite departamentului și arată astfel:

• elaborarea unui grafic de achiziții bazat pe datele disponibile privind nevoile clientului și plasarea acestuia în surse deschise de informații, în primul rând în Sistemul Informațional Unificat în domeniul achizițiilor, pentru a putea familiariza cu acesta toți potențialii participanți la achiziții. ;
• pregătirea documentației justificative pentru graficul de achiziții sub forma unui raționament de achiziție, precum si sub forma justificarii pretului maxim initial stabilit al contractului sau acordului;
• în cazul unor ajustări la nevoile clientului sau modificări ale calendarului anumitor tipuri de achiziții, departamentul de achiziții îndeplinește și funcția de ajustare a graficului de achiziții existent și de a publica astfel de ajustări efectuate pe aceleași pe care a fost afișat graficul propriu-zis. ;
• prezentarea formei finale a programului de achizițiiîn scopul transmiterii acestuia spre aprobare șefului organizației clienților sau acelui funcționar din organizație care este responsabil cu aprobarea acestui document;
• formarea documentatiei justificative pentru achizitii care se realizează cu furnizor unic din lipsa altor oportunități pentru aceste evenimente;
• desfășurarea de activități care vizează obținerea de informații clarificatoare la formarea prețului maxim inițial al unui contract sau acord în etapa de pregătire a procedurii de achiziție;
• determinarea celor mai convenabile, din punctul de vedere al satisfacerii nevoilor clientului si al respectarii legislatiei in vigoare, a tipurilor si formelor de proceduri de achizitie care vizeaza incheierea unui contract sau acord;
• formarea întregii game de documente incluse în lista de documente necesare desfășurării procedurii de achiziție din poziția de achiziție, condițiile de desfășurare a evenimentului în sine și cerințele care se aplică unui potențial contractant chiar și în etapa de evaluare a cererilor; în ceea ce privește posibilitatea admiterii în procesul în curs;
• implicarea organizațiilor care furnizează servicii intermediare la efectuarea diferitelor tipuri de achiziții de stat și municipale;
• desfasurarea activitatilor de achizitii de la categorii speciale de potentiali executori in baza de contracte, la semnarea documentelor relevante cu care trebuie să fie furnizate în ceea ce privește îndeplinirea obligațiilor asumate;
• plasarea în diverse surse deschise prevăzute de legislația în vigoare, în primul rând, în Sistemul Informațional Unificat în domeniul achizițiilor, a informațiilor privind achizițiile în derulare, inclusiv notificări și pachete de documente însoțitoare pentru astfel de achiziții;
• formarea documentelor care să cuprindă răspunsuri la solicitările de clarificări conform prevederilor documentației privind procedurile de achiziție în derulare;
• implementarea măsurilor care vizează păstrarea în formă închisă a tuturor cererilor de participare depuse la anumite achiziții până la momentul deschiderii, specificat în anunțul pentru evenimentul de achiziție în desfășurare;
• formarea și plasarea ulterioară în surse deschise de informații, inclusiv Sistemul Informațional Unificat în domeniul achizițiilor, protocoale de deschidere a cererilor depuse și evaluarea acestora pentru conformitatea cu cerințele legale și documentația de achiziție;
• implementarea acțiunilor procedurale necesare prevăzute de reglementările pentru obținerea avizului pentru desfășurarea de licitații închise, care, la rândul lor, sunt prevăzute de legislația în vigoare;
• performanţă prevazute de lege acțiuni procedurale care însoțesc semnarea unui contract pe baza rezultatelor unei proceduri competitive sau necompetitive;
• formarea unei baze de documente pentru introducerea informațiilor despre contractant în temeiul contractului în Registrul furnizorilor fără scrupule în cazul îndeplinirii slabe de către acesta a obligațiilor care îi revin în temeiul contractului, precum și pregătirea documentelor justificative pentru rezilierea contractului cu un astfel de contractant. ;
• asigurarea implementării activităţilor care vizează procesul de acceptare a rezultatelorîndeplinirea obligațiilor din cadrul unui anumit contract;
• asigurarea, din punct de vedere procedural, a procedurii de reziliere a unui contract sau conventie si desfasurarea ulterioara a reclamatiilor si lucrarilor de reclamatii in limita atributiilor ce le revin, prevazute de legislatia in vigoare si reglementarile locale care aproba regulamentul de functionare a un astfel de departament;
• efectuarea de acțiuni procedurale care vizează implementarea deplinei funcționări a comisiilor de recepție și expertiză (fără a depăși limitele atribuțiilor acestora);
• publicarea în sursele deschise prevăzute de legislația în vigoare, inclusiv pe site-ul oficial al Sistemului Informațional Unificat în domeniul achizițiilor, a documentației care reflectă procesul de executare a unui contract sau acord, inclusiv rapoarte privind performanța, executarea incompletă sau neexecutarea; a unui acord semnat;
• efectuarea acțiunilor de pregătire, reflectând starea reală a clientului de stat sau municipal, în ceea ce privește satisfacerea nevoilor acestuia, definite în graficul de achiziții.

Puterile Directorului de Achizitii

Departamentul de achiziții al unui client de stat sau municipal este întotdeauna o unitate destul de mare, care necesită management pentru funcționarea competentă sau cu drepturi depline, fără a face greșeli în activitățile sale. De aceea, atribuțiilor șefului departamentului de achiziții li se acordă întotdeauna destul de multă atenție. Principalele sale puteri includ:

• participarea directă la ședințe ale diviziilor clientului de stat sau municipal sau la ședințe desfășurate la nivelul conducerii diviziilor organizației clienților pentru a obține cele mai detaliate informații despre activitatea acestor divizii și impactul activităților lor asupra nevoilor; a clientului pentru formarea ulterioară a activităților diviziei acestora;
• discutarea cu funcțiile reprezentative în numele clientului la seminarii, întâlniri, întâlniri menite să discute situația actuală în domeniul achizițiilor și, dacă este cazul, să facă propuneri de ajustare a sistemului existent de achiziții de stat și municipale în conformitate cu obiectivele sale; creare;
• lucrează pentru a implementa modificările necesare în desfășurarea procesului de achiziții pentru a satisface nevoile clientului prin furnizarea de propuneri adecvate șefului clientului cu privire la necesitatea de a aduce modificări proceselor curente de funcționare a departamentului de achiziții;
• gestionarea activităților de interacțiune cu diviziile structurale ale clientului în vederea obținerii de informații despre nevoile unor astfel de divizii pentru formarea ulterioară a unui grafic de achiziții pe baza informațiilor colectate;
• exercitând funcţii de control în ceea ce priveşte îndeplinirea cerinţelor normelor legislaţiei în vigoare, precum și actele locale existente care reglementează activitățile tuturor departamentelor clientului în vederea satisfacerii nevoilor acestuia;
• efectuarea masurilor de control pentru a verifica informațiile despre nevoile clientului care i-au fost furnizate de către responsabil oficiali subdiviziunile structurale ale clientului;
• puteri suplimentare, care poate fi determinată de șeful organizației clienților pentru a obține rezultatul de maximă eficiență din funcționarea compartimentului de achiziții.

Indicatori de evaluare a performanței

În prezent, există un număr destul de mare de metode de evaluare a eficienței funcționării departamentului de achiziții în cadrul organizației clienților. Fiecare dintre metode oferă în sine un număr destul de mare de criterii care afectează rezultatul general și fac posibilă aprecierea eficienței funcționării unei astfel de unități.

Principalele criterii care pot fi utilizate pentru a evalua eficacitatea departamentului de achiziții ar trebui să includă următoarele:

• nivelul de economii care se realizează datorită muncii departamentului de achiziții din cadrul organizației clienților. De regulă, acest criteriu este comparat cu nivelul acelor costuri care sunt efectuate de organizație pentru menținerea unui astfel de departament în statul său. În prezent, cel mai optim raport este următorul: mărimea economiilor organizației realizate datorită activităților departamentului de achiziții ar trebui să depășească de 8-10 ori mărimea costurilor suportate de organizație pentru a asigura funcționarea acestui departament;
• Disponibilitate feedback pozitiv asupra activității departamentului de achiziții de la șefii altor divizii funcționale ale organizației, inclusiv asupra faptului de acoperire a nevoilor existente ale acestor divizii funcționale;
• procentul de fonduri pe care departamentul de achiziții îl stăpânește în raport cu suma totală a finanțării organizației în ceea ce privește implementarea activităților pentru satisfacerea nevoilor acesteia. În cazul în care departamentul de achiziții în cursul activităților sale stăpânește mai mult de optzeci la sută din fondurile alocate din bugetele de diferite niveluri, precum și din fonduri primite în mod independent care au fost direcționate de decizia clientului pentru a satisface nevoile acestuia, atunci departamentul de achiziții poate fi apreciat ca fiind destul de eficient în ceea ce privește împărțirea activităților sale;
• calitatea utilizării cunoștințelor „proaspete” în pregătirea documentației pentru activitățile de achiziții în derulare. În acest caz, nu se analizează activitatea departamentului de achiziții în sine, ci rezultatul unei astfel de lucrări în ceea ce privește întocmirea documentației, inclusiv a unui proiect de contract, ținând cont de reflectarea în aceste documente a tuturor riscurilor posibile, întrucât precum și luarea în considerare a modificărilor recente ale legislației care pot înrăutăți semnificativ situația clientului de stat însuși;
• utilizarea sistemelor moderne managementul documentelor electronice nu numai pentru interacțiunea dintre departamentul de achiziții și alte divizii ale companiei, ci și pentru organizarea unei interacțiuni constante cu contractorii existenți în baza unor contracte și acorduri pentru un răspuns în timp util la modificările condițiilor de executare a unor astfel de contracte și acorduri;
• influentarea pozitiei organizatiei pe piata prin cresterea vanzarilor datorita influentei indirecte asupra imbunatatirii tehnologiilor de productie. Acest criteriu este evaluat dacă departamentul de achiziții, în cadrul implementării funcțiilor și sarcinilor sale imediate de desfășurare a activităților, a fost capabil să ofere unităților structurale astfel de condiții de lucru (de exemplu, prin oferirea de materii prime de calitate superioară pentru utilizare în producție). ), care a făcut posibilă atingerea unor economii și mai semnificative fără pierderi de calitate, ceea ce a făcut posibilă reducerea costului produselor create și vândute.

Locul departamentului de achiziții în structura diviziilor organizației

În conformitate cu legislația în vigoare în materie de achiziții, indiferent dacă este un client de stat sau municipal, toate activitățile de achiziții pot fi efectuate fie de către angajați independenți care dețin funcții de specialiști în achiziții, fie de către un cu drepturi depline. subdiviziune structurală numit departamentul de achizitii.

Funcționarii independenți care îndeplinesc atribuțiile care le sunt atribuite pentru desfășurarea activităților de achiziții pot fi angajați ai diferitelor departamente cărora, în baza ordinului șefului societății, li s-au atribuit atribuțiile corespunzătoare cu atribuirea unei valori suplimentare de rating.

Un exemplu izbitor al acestui caz îl reprezintă pozițiile independente ale managerilor de contracte care își desfășoară activitatea în cadrul clienților de stat și municipali cu un nivel scăzut de .

Dacă vorbim despre departamentul de achiziții, atunci acesta poate consta în întregime din angajați care fac parte din acesta pe baza personalul(în acest caz, departamentul de achiziții este considerat o unitate independentă cu normă întreagă, iar toți angajații săi primesc posturile corespunzătoare), sau combină sub numele său mai mulți angajați din departamente diferite care interacționează între ei doar pentru a satisface nevoile clientul însuși (în acest caz, ca unitate cu normă întreagă nu va exista departament de achiziții, cu toate acestea, se vor elabora reglementări interne de achiziții, în conformitate cu care astfel de specialiști integrați vor fi obligați să lucreze; în interiorul departamentului de achiziții pot include angajați ai departamentul financiar, departamentul aprovizionare, departamentul juridic etc.) .

Clienții care lucrează în prezent sub 223-FZ trebuie să elaboreze un document special care reglementează toate activitățile de achiziții. În articol, vom lua în considerare principalele cerințe pentru conținutul acestui standard, procedura de adoptare și aprobare a acestuia și, de asemenea, vom oferi însăși regulamentul privind achizițiile în conformitate cu 223-FZ din iulie 2018, un eșantion din care a fost pregătit ținând cont intrarea schimbări semnificativeîn domeniul achizițiilor publice, motiv pentru care merită să se acorde o atenție deosebită noului format și structurii documentului.

Regulamentele privind 223-FZ pentru instituțiile bugetare pentru 2019, cu modificările ulterioare, ar trebui să conțină următoarele informații:

• procedura de pregătire și desfășurare a procedurilor, inclusiv a celor electronice, condițiile de aplicare a acestora;
• modalități de executare a comenzilor conform 223-FZ;
• procedura de încheiere și executare a contractelor pe baza rezultatelor procedurilor competitive și a contractelor cu un singur furnizor;
• alte aspecte legate de achiziții în conformitate cu normele 223-FZ.

Este de remarcat faptul că prevederea privind achizițiile nu este prevăzută, iar clientul operează în cadrul legii privind sistemul contractual fără adoptarea de acte adiționale.

Se recomandă adoptarea unui standard asupra departamentului de achiziții, care să reflecte consolidarea competențelor specifice pentru pregătirea, aprobarea și aprobarea documentelor necesare comenzii, precum și stabilirea termenelor de îndeplinire a atribuțiilor și răspunderea pentru încălcarea acestora. pentru o anumită listă de angajați care fac parte din departament și servesc în zonele de ordine sub 223-FZ.

Cum să aprobi și să postezi

Potrivit părții 3 a art. 2 223-FZ, clientul aprobă standardul, în funcție de forma juridică, de către următoarele organe de conducere:

• o corporație de stat sau o companie ca organ suprem de conducere (nr. 7-FZ din 12 ianuarie 1996 „Cu privire la organizațiile necomerciale”);
• SUE, MUP - de către conducător (nr. 161-FZ din 14 noiembrie 2002 „Cu privire la întreprinderile unitare de stat și municipale”);
• institutie autonoma - Consiliu de Supraveghere(Nr. 174-FZ din 03.11.2006 „Cu privire la instituțiile autonome”);
• SA - consiliu de administrație, intalnire generala, organ executiv colegial (nr. 208-FZ din 26 decembrie 1995 „Cu privire la societățile pe acțiuni”);
• SRL - de către adunarea generală a participanților, consiliul de administrație, organul executiv colegial (nr. 14-FZ din 8 februarie 1998 „Cu privire la societățile cu răspundere limitată”);
• instituție bugetară de stat sau municipală - fondatorul (nr. 7-FZ din 12 ianuarie 1996 „Despre organizațiile nonprofit”);
• companie publica— Consiliul de Supraveghere (Nr. 236-FZ din 3 iulie 2016 „Cu privire la societățile publice”).

Standardul de achiziție și modificările aduse acestuia sunt postate de client pe site-ul EIS în termen de 15 zile de la data semnării actului. Oricine are dreptul deplin de a studia aceste documente, care se află în Sistemul Informațional Unificat în domeniul public.

Clientul trebuie să țină cont nu numai de cerințele 223-FZ, ci și de „Standardul pentru activitățile de achiziții ale anumitor tipuri de entități juridice”, aprobat de Serviciul Federal Antimonopol al Rusiei.

Clientul trebuie să respecte principiile de egalitate, corectitudine, nediscriminare și restricții nerezonabile ale concurenței în raport cu participanții.

Regulamentul standard de achiziții conform 223-FZ pentru anul 2018 din iulie 2018 poate conține următoarele secțiuni:

1. Termeni și definiții.
2. Scopurile și principiile activităților de achiziții.
3. Aprobarea standardului și introducerea modificărilor.
4. Formarea si ajustarea planului de comanda.
5. Alegerea metodei și a formularului de comandă.
6. Reguli de pregătire și deținere.
7. Principii de formare a cerinţelor şi criterii de evaluare.
8. Cerințe pentru descrierea obiectului.
9. Cerințe pentru termenii contractului. Obligatii legate de executarea contractului.
10. Intocmirea, coordonarea si aprobarea documentatiei de achizitie.
11. Ordinea procedurii.
12. Control și apel.
13. Raportarea achizițiilor.
14. Cerință de păstrare a documentelor întocmite în timpul comenzii.

Cum se utilizează clauze model

De la 01.01.2018, standardele privind prevederea standard privind achizițiile s-au modificat. Acum, potrivit părții 2.3 din art. 2 223-FZ, următoarele informații ar trebui incluse în prevederea standard privind achizițiile în temeiul 223-FZ, ținând cont de cele mai recente modificări:

1. Reglementări pentru pregătirea și implementarea achizițiilor publice.
2. Metode de determinare a furnizorului, precum și când se aplică.
3. Termenul de încheiere a contractului pe baza rezultatelor licitației competitive.

Aceste informații nu pot fi modificate atunci când instituțiile bugetare și autonome, întreprinderile unitare elaborează și aprobă propriile reglementări de achiziții.

Clauza standard de achiziție ar trebui să prevadă specificul participării IMM-urilor care sunt aprobate.

Prevederile standard pentru instituțiile bugetare (autonome și bugetare) și întreprinderile unitare sunt elaborate de autoritățile executive de diferite niveluri - federale, regionale, municipale. Autoritățile superioare stabilesc și lista organizațiilor clienților pentru care se vor aplica astfel de standarde model. Astfel, dacă o instituție se încadrează în standardele model elaborate la un nivel superior, atunci trebuie să-și formeze propriul registru de reglementare în strictă conformitate cu condițiile stabilite în regulamentul model de achiziții (părțile 2.1, 2.2 ale articolului 2 223-FZ).

Modificările se fac în același mod. Dacă legiuitorul a făcut ajustări la reglementările standard de achiziții, organizația clienților trebuie să își modifice actul local în termen de 15 zile (partea 2.7 a articolului 2 223-FZ).

Standardele standard noi sau ajustate sunt publicate în termen de 15 zile de la data aprobării lor de către autoritățile de reglementare.

De unde să obțineți poziția standard

La sfârșitul articolului, puteți alege dintr-un număr de standarde furnizate și puteți găsi regulamentul de achiziții cerut în conformitate cu 223-FZ pentru 2019; De asemenea, puteți descărca un eșantion de pe site-ul Sistemului Informațional Unificat - în EIS sunt disponibile pentru revizuire standardele de achiziții publice ale organizațiilor clienților locale, care pot fi utilizate pentru optimizarea și unificarea documentului în curs de dezvoltare. Puteți găsi aceste documente în fila Documente din bara laterală. În partea de jos a paginii se află o secțiune „Lista de prevederi model de achiziții”.

Descărcați modelul de model de regulament de achiziții pentru 2019

Un exemplu de regulament model de achiziții pentru un CBM

Ca exemplu, dăm prevederea privind achizițiile conform 223-FZ pentru 2019 - un eșantion pentru MUP.